من أعمال المؤتمر إلى النشر في مجلة: اختر المسار ووثّق ما سبق نشره

١. تحقق مما نشره المؤتمر فعلاً

اجمع مدخل البرنامج والملخص والملصق والشرائح وورقة الوقائع وأي نسخة أولية منشورة. سجّل مكان كل مادة وتاريخها ونسختها وشروط استخدامها. افتح الملفات نفسها؛ فعبارة «الأوراق المقبولة» في موقع المؤتمر لا تبين إن كان المتاح ملخصات قصيرة أم تقارير بحثية كاملة.

تتيح توصيات ICMJE النظر في تقرير أكمل بعد عرض أولي في مؤتمر، مع الإفصاح عن العمل السابق أو ذي الصلة. أما وجود ورقة كاملة متداخلة بدرجة كبيرة فيستدعي تقييماً تحريرياً أدق. ولا تلغي هذه التوصيات سياسة المجلة المستهدفة. عند الغموض، أرسل استفساراً موجزاً مرفقاً بالمادة السابقة قبل تخصيص وقت طويل للتنسيق.

المرجع: ICMJE: النشر السابق والمنشورات المتداخلة

٢. اتفق على مخرج محدد ومسؤولية واضحة

اكتب ما الذي تريد إنتاجه ومن يملك القرار التحريري. مجموعة الملخصات توثق مساهمات الاجتماع، وأوراق الوقائع تقدم تقارير أوفى عن أعماله. والمخطوط المقدم إلى مجلة يُنظر فيه وفق إجراءاتها، بينما يجمع العدد الخاص مقالات حول موضوع مترابط. تغيير الغلاف أو إضافة DOI لا يحسم طبيعة العمل المنشور.

استخدم الجدول الآتي لتوزيع المهام بين لجنة المؤتمر والناشر. إنه ورقة تخطيط عملية، وليس تصنيفاً إلزامياً لجميع التخصصات.

يمكن تمرير الجدول أفقياً على الشاشات الصغيرة، أو التركيز عليه واستخدام مفاتيح الأسهم.

٣. طوّر التقرير علمياً ثم اشرح الفرق

قارن النسخة السابقة بالمخطوط المقترح من حيث سؤال البحث والبيانات والمنهج والنتائج والتفسير. افصل الإضافات المنجزة عن المخطط لها. زيادة الكلمات أو تغيير العنوان أو ترجمة النص لا توضح وحدها مساهمة جديدة. ولا تذكر تحليلاً إضافياً على أنه أُنجز قبل تنفيذه والتحقق منه.

جهّز للمحرر المادة السابقة ومذكرة مقارنة والمخطوط الكامل. وضّح ما سيكسبه القارئ دون تضخيم الجدة؛ فقد يشرح قسم المنهج إجراءً ورد باختصار في الملخص. هذا استيفاء لوصف العمل نفسه، وليس بالضرورة دراسة جديدة. راجع أذونات إعادة استخدام النصوص والأشكال وأحِل إلى السجل السابق حيث يلزم.

٤. مثال افتراضي: من ملصق إلى مخطوط

نفترض فريقاً افتراضياً عرض ملصقاً عن دراسة مسحية في لقاء افتراضي للمنهجية. يتضمن السجل العام الملخص والملصق دون ورقة كاملة في الوقائع. تحقق الفريق من أنهما يصفان المسح نفسه في المخطوط المقترح، وأنجز شرحاً أوفى لاستقطاب المشاركين والاستجابات المفقودة. لم يجمع بيانات إضافية ولم ينفذ تحليلات جديدة. وما زال موقف المجلة المستهدفة من النظر في المخطوط غير معلوم.

يمكن تمرير الجدول أفقياً على الشاشات الصغيرة، أو التركيز عليه واستخدام مفاتيح الأسهم.

٥. امنح العدد الخاص بنية تحريرية فعلية

في الملاحق الممولة أو المجموعات التي يشرف عليها محررون ضيوف، تضع ICMJE المسؤولية لدى محرر المجلة، بما يشمل سلطة اختيار المحكّمين والمحتوى ورفض المخطوطات. وتقتضي الشفافية بيان الرعاية والعلاقات ذات الصلة. لذلك ينبغي أن تميز دعوة المنظم بوضوح بين الدعوة إلى التقديم والقرار التحريري.

قبل إرسال الدعوات، حددوا من يستقبل المخطوطات ويفحص المصالح ويطلب التحكيم والتعديلات ويبلغ القرارات. عيّنوا محرراً بديلاً للمخطوطات التي يكون المحرر الضيف طرفاً فيها، ومساراً لحل الخلاف بين المنظم والمحرر. لا تبنوا موعد النشر على افتراض اجتياز جميع الأوراق المدعوة، ولا تصفوا تقييم العرض في المؤتمر بأنه تحكيم مجلة ما لم يحدث ذلك فعلاً.

المرجع: ICMJE: الملاحق والأعداد الموضوعية والسلاسل الخاصة

٦. افحص المعرّفات والفهرسة بأدلة منفصلة

تتيح Crossref تسجيل بيانات وقائع المؤتمرات إلى جانب مقالات المجلات. ينشئ التسجيل معرّفاً دائماً مرتبطاً ببيانات وصفية؛ لكنه لا يثبت اختيار العمل للفهرسة في قاعدة أخرى. وقد يعرّف DOI الملخص أو مجلد الوقائع أو مقال المجلة، وهي أعمال مختلفة؛ افحص السجل الذي ستستشهد به.

لكل جهة فهرسة نطاقها. يميز دليل DOAJ الحالي بين المجلات المتخصصة في نشر وقائع المؤتمرات ووقائع مؤتمر منفرد، التي لا يدرجها الدليل. لذا اسأل عن المجموعة المحددة ونوع المنشور بدلاً من الاكتفاء بعبارة «وقائع مفهرسة». ولا يقرر هذا الدليل أي حالة فهرسة لمنشور تابع للومورا.

المرجع: Crossref: تسجيل المحتوى وبياناته الوصفية · DOAJ: دليل التقديم ومعايير مجلات وقائع المؤتمرات

٧. أغلق التسليم بسجل يمكن مراجعته

كلّف شخصاً بمقارنة صفحة المقال والملف القابل للتنزيل والبيانات المرجعية: العنوان والأسماء وعلاقة العمل بالمؤتمر والتاريخ والأذونات والمعرّف. احتفظ بروابط النسخ السابقة واشرح العلاقة بينها للقارئ. إذا تعطل رابط المعرّف أو أخطأ حقل في البيانات المودعة، سجّل المشكلة ثم تحقق من التصحيح بعد تنفيذه.

في تقرير المؤتمر، افصل بين المخطوطات المدعوة والمقدمة والمقبولة والمنشورة وتلك التي ثبتت تغطيتها في فهرس محدد. أبقِ النتيجة غير المعروفة كما هي. بذلك لا تتحول الخطة أو طلب الإدراج أو التسجيل التقني إلى نتيجة نشر مُنجزة في التقرير.

أسئلة للمراجعة العملية

• ما الملفات الكاملة التي أُتيحت للجمهور سابقاً؟
• ما المخرج المقصود ومن يملك قراره التحريري؟
• ما الإضافات المنجزة فعلاً وما الذي ما زال مخططاً له؟
• ما الأذونات والإفصاحات عن النشر السابق التي تحتاج إلى مراجعة؟
• ما السجل المحدد الذي يسند أي ادعاء بالفهرسة ومتى جرى التحقق منه؟