سجل حوكمة قابل للاستخدام عند تأسيس مجلة علمية

1. ميّز السياسة والإجراء والدليل

تشرح السياسة العامة للمؤلف ما تفعله المجلة. ويشرح الإجراء الداخلي للموظف كيف ينفذه. ويسجل الدليل ما حدث في حالة فعلية. فقد تحدد سياسة الاستئناف وسيلة الطلب، ويعين الإجراء صاحب قرار مستقل، ويحفظ سجل الحالة الطلب والتقييم والرد. لكل مستوى سؤال مختلف يجيب عنه.

استخدم مبادئ الشفافية مرجعاً لتغطية السياسات العامة للحوكمة والتحكيم والأخلاقيات والرسوم والوصول والحفظ. لكنها لا تعيّن المسؤول داخل المجلة؛ لذلك يجب أن يحدد السجل صاحب المهمة ومسار اعتمادها في هذه المؤسسة.

المرجع: مبادئ الشفافية المشتركة لـ COPE وDOAJ وOASPA وWAME، الإصدار الرابع

2. أنشئ سجلاً للمسؤولين ومسببات المراجعة

سجّل لكل وثيقة غرضها وجمهورها العام أو المقيد ومسؤولها ودور المعتمد ونسختها وتاريخ سريانها وسبب مراجعتها المقبلة ومكان أدلتها. قد يقتضي تغيير المزوّد أو تعديل الرسوم أو اكتشاف خلل تحديثاً فورياً؛ فلا يكفي موعد سنوي إذا طرأ تغيير مؤثر.

افصل اعتماد السياسة عن صلاحية تعديل الموقع. يجب أن يعرف ناشر الصفحة النص المعتمد ويتحقق من ظهوره النهائي باللغتين. وإذا اختلفت الشروط العربية والإنجليزية، فأحِل التصحيح إلى صاحب السياسة، ولا تترك وعدَين مختلفين يعملان بالتوازي.

يمكن تمرير الجدول أفقياً على الشاشات الصغيرة، أو التركيز عليه واستخدام مفاتيح الأسهم.

3. اجعل خريطة السلطة متاحة للفريق

توصي ICMJE بعقد تعيين يوضح واجبات المحرر وسلطته وآليات حل الخلاف. اجعل الصلاحيات المتفق عليها أساساً لخريطة التفويض الداخلية.

حدّد من يعيّن المحرر ومن يطلب تقييماً إضافياً ومن يعتمد التصحيح ومن يتلقى شكوى تخص رئيس التحرير ومن يراسل مؤسسة بحثية. عيّن بدلاء للغياب والتعارض، ولا تجعل مسار الشكوى ينتهي عند الشخص موضوع الشكوى. قد تجمع المؤسسة الصغيرة أدواراً عدة، لكنها تحتاج مساراً مستقلاً للحالات التي يخلقها هذا الجمع.

المرجع: ICMJE: ملكية المجلات والاستقلال التحريري

4. جرّب حالة مخطوط مرتبط بجهة راعية

في هذا السيناريو الافتراضي، يطلب راعٍ من موظف ضمان قبول مخطوط لعضو في هيئة التحرير. اعتمدت المجلة سياستي الاستقلال والتعارض، لكنها لم تختبر حساب المحرر البديل. لا تُسجّل التجربة ناجحة قبل أن يعمل المسار فعلياً.

يوثق الموظف الطلب على نحو خاص ويوجهه إلى المسؤول التحريري المفوض. يتنحى صاحب التعارض وفق الإجراء المعتمد، ويتلقى المحرر المستقل المحدد صلاحيات الحالة اللازمة فقط، ويقيّم المخطوط عبر المسار المعتاد. يتلقى الراعي شرحاً لحدود القرار، دون مواد تحكيم سرية.

5. احمِ السجلات بوعود دقيقة

حدّد السجلات التحريرية اللازمة ومن يصل إليها ومدة الاحتفاظ بها وفق التزامات المجلة الفعلية. تجنّب عبارة «لا نحتفظ بشيء» إذا كانت المراسلات وتاريخ التحكيم محفوظين. ولا تجعل توفر مساحة التخزين سبباً للاحتفاظ غير المحدود بمواد حساسة. اطلب مراجعة الجدول والترتيبات مع المزوّد من الجهة المسؤولة.

ميّز حفظ المحتوى المنشور على المدى الطويل عن استعادة خدمة النشر العاملة. تصف شبكة PKP حفظ محتوى OJS مع إتاحته عند حدث يفعّل الوصول. احتفظ بأدلة الأهلية والإيداع منفصلة عن سجلات النسخ الاحتياطي والاستعادة. إعداد إضافة أو وجود ملف أرشيف لا يثبت وحده نجاح أي من العمليتين.

المرجع: PKP: شبكة الحفظ الرقمي

6. اعتمد النسخة نفسها وانشرها وتحقق منها

قبل الإطلاق، اتبع رحلة مؤلف نموذجية من صفحات التقديم الفعلية إلى السياسات المرتبطة بها. تحقق من اتفاق الرسوم ووصف التحكيم ومسارات الاتصال والنسخ اللغوية. احتفظ بالنص المعتمد وتاريخ فحص ظهوره العام ليمكن تتبع أي تعديل لاحق.

عند تغيير السياسة، سجّل السبب والمعتمد وأثر التعديل في المخطوطات القائمة. احتفظ بالنسخ السابقة داخلياً واشرح التغييرات المهمة علناً عند الاقتضاء. يكتمل السجل بقدر النطاق المفحوص فقط؛ وتبقى الاعتمادات المفتوحة والمسارات المعطلة وخطوات الاستعادة غير المختبرة مهام ظاهرة.

أسئلة للمراجعة العملية

• للسياسات والإجراءات وأدلة الحالات مواضع مميزة.
• لكل وثيقة مسؤول ونسخة ومسار اعتماد.
• للتعارض والشكاوى طريق مستقل.
• جُرّب السيناريو بالصلاحيات الفعلية.
• راجع المسؤولون الاحتفاظ والتزامات المزوّد.
• العربية والإنجليزية المنشورتان تطابقان النسخة المعتمدة.