تحقق من حالة ورقة المؤتمر والمخطوط قبل إرسال نسخة أخرى

1. افصل العرض والنشر والنظر في المخطوط

سجّل نوع المادة: شرائح أو ملخص في ملحق أو ورقة أعمال كاملة أو نسخة أولية أو مخطوط مجلة. ثم سجّل الحالة: دعوة أو تقديم أو تحكيم أو قبول أو سحب أو نشر. النوع والحالة يجيبان عن سؤالين مختلفين، لذلك خصص لهما حقلين؛ فقد تكون الورقة الكاملة مقبولة ولم تنشر بعد.

توصي ICMJE بعدم تقديم المخطوط نفسه إلى مجلات متعددة في الوقت نفسه، ولو اختلفت اللغة، وتميز التقارير الأولية عن الكاملة. طبّق سياسة الوجهة على المادة المحددة.

لا تعتمد على الذاكرة أو الاسم التسويقي للمؤتمر. افتح المادة العامة إن وجدت وافحص الملفات وشروط القبول التي تسلمها المؤلف. يساعد المعرّف أو عنوان الأعمال على الوصول، لكنه لا يثبت وحده أن المحتوى ملخص أو تقرير كامل. وقد يلزم سؤال المسؤول عن النشر لتحديد ما سيظهر لاحقاً.

المرجع: ICMJE: المنشورات المتداخلة

2. ابنِ سجلاً زمنياً مسنوداً بالأدلة

امنح كل نسخة رمزاً وسجّل التاريخ والجهة ومعرّف التقديم والملف ودليل الحالة الحالية. اربط القرار بالمخطوط الذي يخصه؛ فلا تستخدم قرار ملخص أولي لإغلاق حالة مخطوط كامل أُعد بعده. احتفظ بالرسالة أو موضع الحالة لمن يحتاج إلى التحقق داخل الفريق.

الوثائق والتواريخ في الجدول متخيلة بالكامل، والسجل أداة مقترحة لا دليل على مؤتمر حقيقي. في العمل الفعلي، تحقق عبر النظام أو المراسلات المتاحة للمؤلف المأذون. وأبق الحقل الناقص أو المتناقض مفتوحاً حتى يُفحص بدلاً من اختيار الحالة الأكثر راحة.

يمكن تمرير الجدول أفقياً على الشاشات الصغيرة، أو التركيز عليه واستخدام مفاتيح الأسهم.

3. اجعل لكل حالة خطوة مختلفة

للنسخة أ، أعد التقرير الكامل وعرّف الملخص العام بدقة. تطلب إرشادات BMJ ذكر العرض السابق والاستشهاد بالملخص المنشور. وهذا المثال ليس وعداً بقبول مخطوطك الجديد.

للنسخة ب، احصل على النص المقبول والشروط المعنية، ثم قارن السؤال والمشاركين والنتائج والإضافة في مخطوط المجلة. أبلغ المجلة بورقة الأعمال المقبولة وقدم ما تطلبه. لا تحسم دعوة لورقة أخرى المسألة قبل تقييم المحرر للعلاقة ومعالجة المؤلفين للأذونات المنطبقة.

للنسخة ج، تثبت الوقائع استمرار النظر لدى مجلة. لا يغير اسم الملف أو المؤلف الأول أو اللغة هذه الحالة. على الفريق معالجة التقديم الجاري قبل تقديم المخطوط لجهة أخرى وكأنه متاح للنظر الحصري المعتاد. ولا يُختزل الحل في حذف اسم المجلة الأولى من خطاب جديد.

المرجع: دليل مؤلفي BMJ: التنسيق والعرض السابق في مؤتمر

4. وثّق طلب السحب بدقة

تذكر ICMJE أن المؤلف الذي يطلب السحب بحسن نية يمكنه اعتبار المخطوط مسحوباً حتى إن لم يتلق تأكيداً. ميّز ذلك عن تفضيل الحصول على إغلاق موثق، وافحص السياسة والظروف الفعلية.

أرسل طلباً واضحاً بالقناة الرسمية يحدد المخطوط والمؤلفين الممثلين، واحفظ النص وتاريخه والرد. لا تكتب «تأكد السحب» إذا لم يكن لديك إلا الطلب. وإذا تعارضت حالة البوابة والمراسلات، فاطلب إيضاحاً محدداً واحتفظ بالتعارض بدلاً من إنشاء حالة نظيفة غير مسنودة.

نسّق القرار داخل الفريق. وإذا كان المخطوط قد قُبل أو نُشر، أو كانت حالته محل نزاع، فاتبع الإجراء التحريري المنطبق؛ فلا تطابقه تلقائياً مع مخطوط عادي قيد التحكيم. لا يحسم هذا الدليل أثر اتفاق نشر حقيقي أو نزاع قائم، ولا يغني عن فحص الوثائق المعنية.

المرجع: ICMJE: مسؤوليات التقديم والتحكيم

5. اجعل التفسير ملازماً للمخطوط

يسمي الإفصاح المفيد النسخة السابقة وحالتها ومكانها المتاح للمحرر وعلاقتها بالمقال الجديد. اشرح البيانات الإضافية أو التفسير المتغير من السجل الفعلي، وقدّم النسخ عند طلبها. لا تكتف بعبارة غامضة عن عرض سابق إذا كانت ورقة كاملة قد قُبلت.

طابق خطاب التقديم والإحالات وإجابات البوابة بعد الرفع. وإذا اقتصر حقل على نعم أو لا، فاستخدم موضع الإيضاح أو الاستفسار الرسمي للسياق اللازم. لا يبرر ضيق النموذج إجابة تغير حقيقة الحالة، كما لا يغني مرفق غير واضح الاسم عن بيان مباشر.

6. حدّث السجل حتى يتضح مسار النشر

كلّف شخصاً بتحديث السجل مع بقاء مسؤولية مراسلات المجلة لدى المؤلف المراسل. سجّل القرارات الجديدة وأبلغ المشاركين بالتغير. وإذا ظهر نشر المؤتمر أثناء التحكيم، فاحفظ محتواه وتاريخه وأبلغ المحرر وفق السياسة المعنية.

استخدم السجل لمنع خطوات متناقضة، كأن يقدم زميل نسخة جديدة بينما يظن آخر أن الأصل ما زال لدى مجلة مختلفة. راجعه قبل تقديم أو نقل أو ادعاء عام للحالة. المطلوب وصف واقعي للنسخ والقرارات والأسئلة الحقوقية والتحريرية المفتوحة، وليس شهادة بزوال كل احتمال للتداخل.

أسئلة للمراجعة العملية

• نوع المادة منفصل عن حالتها.
• لكل حالة مصدر مؤرخ.
• محتوى ورقة الأعمال الكاملة واضح.
• عولج النظر الجاري لدى المجلة.
• الطلب مميز عن التأكيد.
• الإفصاحات المقدمة تطابق السجل.